Vielleicht hast du dich selbst auch schonmal darüber geärgert, dass du für deine Berufsgenossenschaft (BG) und deine IHK "automatisch" Beiträge bezahlst - quasi Zwangsabgaben für Unternehmen. In diesem Beitrag erfährst du, wie du dir diese Zwangsabgaben wieder zurück holen kannst!

Vor kurzem durfte ich für den Steuerberaterverband Rheinland-Pfalz e.V. eine Keynote an der Jahresversammlung über Stress in der Steuerkanzlei halten. Hintergrund war vor allem meine "Studie" zur Branche, in der ich über 60 Kanzleien von Groß bis Klein befragt habe, wie es um ihren Stress-Faktor steht.

Hintergrund der Studie

2020 habe ich noch nicht so weit gedacht wie heute - deshalb war es ein einfacher Gedanke: Ich befrage eine bestimmte Berufsgruppe in Interviews, wie es um ihren Stress steht. Daraus generiere ich dann ein Standard-Konzept für die Branche und kann systematisch helfen.

Keine wissenschaftlichen Prinzipien, kein koordiniertes Auswertungsverfahren, kein Leitfaden. Einfach ein Gespräch.

Was 2020 dann mit der Branche der Immobilienverwaltung sehr gut funktioniert hat, machte ich so also 2022 mit der Steuerberatung. Einfach, weil es mich interessierte. Weil ich auch primär verstehen wollte, warum mein Steuerberater so gestresst ist und mir nicht zeitnah die Rückmeldungen geben kann, die ich brauche oder haben möchte.

So ging ich über mein Unternehmernetzwerk auf die Steuerkanzleien zu und fand über 60 freiwillige, von der 3-Personen-Kanzlei bis zum Kanzlei-Verbund mit über 600 Mitarbeitenden war letztlich alles dabei.

Achtung: Sprachgebrauch! Ich versuche die Thematik bewusst rudimentär und prägnant zusammen zu fassen und nicht mit fachlicher Raffinesse zu trumpfen - denn genau das ist das Problem hinter den meisten Gefährdungsbeurteilungen!

Als Unternehmen ist man verpflichtet, die Gefahren von den Mitarbeitenden abzuwenden. Plakativ und leicht verständlich ist es in den Bereichen, in denen es weh tut - Schnittverletzung, Quetschungen, Schürfungen, Stolpern und Stürzen, Kopf anschlagen, etc. Auch das finden zwar nicht alle UnternehmerInnen sinnvoll und notwendig, "pass halt auf", aber ist vielfach noch im Betrachtungsperimeter. 

Doch seit 2013 geht die Verantwortung weiter und beinhaltet auch die psychische Belastung - diese lässt sich nicht vermeiden, weil anders als im Sprachgebrauch "Belastung" hier als neutral angesehen wird. Also ist in dem Sinn alles eine Belastung - und kann deshalb nicht vermieden werden. Hier ist die Kernaufgabe, es auf ein erträgliches Maß zu reduzieren und im Blick zu behalten, dass die Mitarbeitenden nich daran kaputt gehen.

Kurzer Exkurs - was sind KKU?

KKU sind Klein- und Kleinstunternehmen, also solche unter 50 Mitarbeitenden. Denn anders als bei der sonst immer verwendeten Abkürzung KMU sind die Voraussetzungen und Anforderungen hier noch andere. KMU haben bis zu 250 Mitarbeitende und sind dementsprechend anders aufgestellt. Ein kleiner, aber feiner Unterschied. Denn gerade bei Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitenden wird Sicherheit zwar vielfach gelebt - aber nicht gezielt und strukturiert koordiniert und geplant. Da schlicht und einfach die Ressourcen fehlen (kommt natürlich stark auf die Philosophie des Unternehmens und der Führungskräfte sowie die Branche an).

Das ist das schöne: Es ist nicht klar vorgegeben!

Die einzelnen BG's haben hier teils sehr gute Anleitungen und Handhabungen. Immer wieder kommen in Social Media die Beiträge "wozu bezahle ich das überhaupt" - ein Blick auf die Homepage und die zur Verfügung gestellten Unterlagen hilft hier in der Regel sehr gut weiter! Denn die BG's haben fast alle eine Zusammenfassung / Wegleitung / Anleitung / HowTo-Konzeption für die Unternehmen, wie Arbeitssicherheit dokumentiert werden kann aber wie vor allem auch die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung umgesetzt werden kann.

Gerade in kleineren Unternehmen eignet sich die Befragung mittels Tools nicht so sehr. Denn auch bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung ist der Bereich gezielt zu wählen, um korrekte Ergebnisse auszuwerfen (Der Service-Desk hat halt andere Anforderungen als die Buchhaltung) und das setzt in der Regel sieben Mitarbeitende voraus... In einem Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitenden wird das schon meistens eine Herausforderung.

Was aber auch möglich ist: Ein Workshop mit den Mitarbeitenden oder auch eine Einzel-Befragung bzw. Beobachtungs-Studie. Und gerade der Workshop kann hier doppelt-Wirkungsvoll sein. Denn "sozialer Austausch" und "Einbeziehung bei den Entscheidungen" ist mit ein Faktor psychologischer Sicherheit und dem dazugehörigen Wohlbefinden. 

Das funktioniert natürlich nur, wenn eine positive Gesprächs-Kultur vorhanden ist bzw. eine vertrauensvolle Basis besteh. Denn ansonsten wären die Ergebnisse auch wieder verschwommen bis hin zu unzutreffend: Die üblichen "Schwätzer" drängen sich in den Vordergrund, die üblichen "Verallgemeinerer" drehen alles wieder ins "nicht so schlimm" und die "ruhigen" sind halt.. ruhig. 

Mach es nicht komplizierter als es ist - aber mach es! 

Wie ist dein aktueller Stand der Dinge? Wo steht ihr in Sachen Arbeitssicherheit und Gefährdungsbeurteilung im Allgemeinen? Seit ihr betreut oder macht ihr es selbst? (PS: Auch wenn du die alternative Betreuung bzw. das Unternehmerkonzept wählst, brauchst du eine benannte Fachkraft für Arbeitssicherheit bzw. einen Betriebsarzt - Beide stehen dir für Fragen rund um das Thema zur Verfügung und helfen bei der Umsetzung).

Und wenn du dir jetzt gerade denkst: "Arbeitssicherheit...? Wir sind doch nur im Büro..." dann lass uns einfach mal gemeinsam sprechen, damit du hier langfristig sauber aufgestellt bist!

Warum handeln die meisten Unternehmen entgegen wissenschaftlichen Erkenntnissen?

• Wir haben seit Jahren eine steigende Zahl an Fehlzeiten aufgrund psychischer Erkrankungen (+43% von 2014 - 2024 gem. AOK Fehlzeitenreport)
• Wir haben immer mehr Ausfalltage aufgrund psychischer Störungen (328 Tage / 100 Versicherungsjahre)  
• 4 von 5 Befragte berichten von einer negativen Veränderung im Stresspegel, 62% sehen steigende Gesundheitsrisiken durch die zunehmende psychische Belastung (DGUV Barometer 2025).
• Allein die Arbeitsunterbrechungen (!) kosten uns konservativ geschätzt 114 Mrd. € pro Jahr (Starke et al. (2022) Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen)

Urlaub in der Selbständigkeit kostet in vielen Fällen doppelt - nicht nur wird Geld für den Urlaub ausgegeben, sondern vielfach in der Zeit auch kein Geld verdient. Nicht jeder Beruf, nicht jedes Geschäftsmodell und auch nicht jede Phase des Unternehmens ermöglicht es, dass im Urlaub "komplett ohne Arbeit" weiter Geld verdient wird.

Für alle KI-Begeisterten: Ich bin ein Fan von - Gedankenstrichen - Der Text ist tatsächlich von Menschenhand aus meinem Kopf verfasst, auch wenn du irgendwo gehört hast, dass Texte mit - von der KI sind :) 

Warum Abschalten im Urlaub uns so schwer fällt

Die größte Hürde ist wie so oft der Mensch selbst. Kurz zusammengefasst als "FOMO". Während der Abwesenheit könnte genau die Projekt-Anfrage reinkommen, auf die man seit Jahren oder Monaten hingearbeitet hat. Der eine Auftrag, der den Wandel von der Selbständigkeit ins Unternehmertum bedeutet, weil ein riesiger Kunde ohne Kostendach das volle Leistungspaket bucht. Aber wenn man nicht innerhalb von 2h antwortet, hat man den Auftrag verloren.

Ein wenig überspitzt, aber fast so berichten es die Menschen, die sich nicht trauen, endlich mal Urlaub zu machen weil man ja "erst im 3. Jahr der Selbständigkeit" ist und sich das noch nicht erlauben kann.

Der Punkt ist: Lässt du den Urlaub aus ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du auch unter der Woche und am Wochenende mehr machst, als andere. Das ist in der Selbständigkeit vollkommen in Ordnung und auch über längere Zeit verkraftbar, vor allem wenn Freude und Leidenschaft mit einhergehen. Aber Urlaub und vollständiges abschalten geben dir auch wieder neue Kraft, neue Energie und vor allem einen anderen Blick auf deine Situation und deine Arbeit. Mit etwas Abstand und Ruhe, ein paar Seele-Baumeln-Tage und schöne Momente bringen dich auf neue Gedanken!

Was hilft ist zunächst eine klare und frühe Kommunikation. Schreibe in deine Signatur den nächsten Urlaub rein und du wirst sehen, dass es plötzlich ganz anders läuft: "Ich habe gesehen, du bist demnächst im Urlaub. Kannst du davor noch..." und "Eine Rückmeldung reicht auch noch nach deinem Urlaub" sind Nachrichten, die plötzlich in deinem Postfach landen.

Kunden, Deadlines und Verantwortung: Die größte Herausforderung vor dem Urlaub

Die nächste Herausforderung sind Projekte und Termine: Denn während du zwar alles sauber geplant hast, verschiebt sich das eine Projekt nach hinten, das andere nach vorne und das eigentlich geplante bleibt auch genau so wie es ist. Also hast du statt einer Abgabe plötzlich 3 Abgaben zur gleichen Zeit. Wobei du mit einer solchen Ressourcen-Planung bereits weit vorangeschritten agierst, denn die wenigsten haben wirklich eine Kontrolle darüber, was wann überhaupt anfällt.

Nicht nur um im Urlaub auch wirklich abschalten zu können, sondern generell ist es zielführend, dir auf irgendeine Art und Weise eine Jahres-Timeline zu stecken. Welche externen und internen Projekte laufen gleichzeitig? Wann beginnen neue Projekte und wann enden laufende? Wo sind die Leistungs-Peaks oder Meilensteine in den Projekten? Und wie sieht die  Jahres-Welle deiner Branche aus? Speziell diese "Welle" gibt es in allen Branchen - Zeiträume, in denen erfahrungsgemäß viel los ist und solche, in denen weniger los ist. Beispiel Bauplanung: Vor der Sommerpause und vor der Winterpause müssen die Bauanträge raus, damit es nicht zu lange liegen bleibt. Beispiel Versicherung: Im November kommt die KFZ-Welle. Und so weiter... finde die Wellen deiner KundInnen und lerne sie zu surfen, vor allem durch gezielte Urlaubsplanung.

Mit einem richtigen Aufgabenmanagement, in dem du rechtzeitig und vollständig die Projekte aufgleist, kannst du zudem vorweg-nehmen, was kommen wird. Ein Beispiel aus der Brandschutzplanung: 2 Wochen vor meinem Urlaub hätte ich Pläne bekommen sollen, da sie nicht kamen ging ein Mail raus: "Bitte beachte, dass ich ab dem ... im Urlaub bin, wenn die Pläne noch davor bearbeitet werden sollen, benötige ich sie bis ..." Da bereits bei der ersten Terminvereinbarung von mir der Urlaub berücksichtigt wurde, konnten wir so einen passenden weiteren Projektverlauf definieren. 

Harte Kommunikation - nicht für alle geeignet - "Nach meiner Rückkehr werden alle Mails gelöscht. Bitte senden Sie ihr Anliegen ab dem dd.mm. erneut, sollte es bis dahin noch bestehen." 

Finde ich persönlich klasse und sollte einheitlich akzeptierter Standard sein. Erfordert nur, dass zum Beispiel Rechnungen automatisiert an eine passende Adresse (z.B. rechnung@...) gesendet werden, denn die Telefon-Anbieter als Beispiel interessieren sich nicht für deinen Urlaub und werden vermutlich auch keine neue Rechnung senden.

Einnahme sichern trotz Urlaub: So vermeiden Selbständige Veridenstausfälle

Schwieriger wird es schon bei den Einnahmen, was die Tipps angeht daher auch sehr allgemein gehalten. Das Ziel in der Selbständigkeit ist meistens ein "laufendes System ohne eigenen Zeitaufwand" - die Realität ist, viele sind gar nicht dazu gemacht, ein Unternehmen aufzubauen. Denn es erfordert nicht nur das handwerkliche Geschick des eigenen Leistungsangebots, sondern vor allem auch unternehmerisches Können. Es lässt sich zwar aus jeder Leistung ein Unternehmen entwickeln, aber nicht JEDER MENSCH kann ein Unternehmen aus jeder Leistung entwickeln.

Daher ist der wichtigste Punkt, dass die Vergütungsstruktur deinen Urlaub angemessen berücksichtigt. Rechne mal aus, was dein tatsächlicher Stundensatz in den Projekten ist und was du eigentlich verdienen müsstest, wenn auch die Urlaubszeit noch dazu kommt. Nicht 100% deiner Zeit ist verrechenbar, durch die Selbständige Arbeit und das Drum-Herum je nach Business sogar nur 50 - 60 %! Wenn also nur die Hälfte deiner Stunden abgerechnet werden können, aber die restlichen damit auch finanziert werden müssen, wo liegt dann dein Stundensatz?

Erreichbarkeit im Urlaub: Zwischen Kundenservice und Selbstschutz

Was die Erreichbarkeit angeht, kommt es (in meinen Augen) stark auf die konkrete Situation an. In den ersten 3 Jahren kann ich es vollkommen nachvollziehen, dass du 1-2 h pro Tag die Mails bearbeitest und auch mal ans Telefon gehst. Wenn das Telefon aber ständig klingelt, während du mit der Familie unterwegs bist, wird der Urlaub weder für dich noch für sie erholsam. Begrenze die Zeit der Erreichbarkeit also klar und stimme es mit den Mitreisenden ab.

Natürlich kann die KI inzwischen, je nach Geschäftsmodell, auch schon einiges an Arbeit erledigen, während du im Urlaub bist. Aber auch die müsste erstmal sauber aufgesetzt werden. Wenn du wie oben beschrieben die richtige Zeit wählst und den Urlaub gut vorbereitest, brauchst du je länger du es machst dir keine Sorgen mehr zu machen! Denn es ist auch in der Selbständigkeit vollkommen in Ordnung und absolut notwendig, auch mal im Urlaub zu sein. Letztlich ist dein Kunde auch mal abwesend - und wenn nicht wird er einen anderen, höheren Preis dafür bezahlen! 

Zurück aus dem Urlaub: So gelingt der Einstieg 

Der einfachste Tipp: Sei Anwesend, während du abwesend bist ;) Kommst du also am 12. zurück, geht deine Urlaubs-Ankündigung bis zum 13. oder sogar 14.. Noch besser, du gehst von Mittwoch bis Mittwoch in den Urlaub und hast aber die "ganze Woche frei". So hast du 2 Tage um in Ruhe vor dem Urlaub klar Schiff zu machen und um danach auch wieder rein zu kommen.

Wenn du den Harten Cut machst wie oben beschrieben (Mails werden gelöscht) ist der Stress umso weniger, wenn du zurück kommst aus dem Urlaub. Das trauen sich aber die wenigsten ;) 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist ein funktionierendes Aufgabenmanagement. Dann kannst du von Beginn an deine Aufgaben so strukturieren, dass nicht am ersten Tag nach deiner Rückkehr der volle Kalender, das volle Postfach und auch noch eine volle To-Do-Liste warten, sondern du geordnet und strukturiert loselegen kannst.

Probleme?

Wenn du endlich mal wieder Urlaub haben willst aber nicht weisst, wie du es dir einrichten sollst... dann lass uns unverbindlich sprechen und schauen, wo du ansetzen kannst. Einfach einen Call buchen - aber erst nach meinem Urlaub!

Hast du auch manchmal Momente, wo du dir Sachen im Internet anschaust und dich fragst, ob das die Welt wirklich braucht?

Ich habe kürzlich einen solchen Beitrag gefunden: Er handelt von einer Box, also einem physischen Apparat, der dir für ganze 49,99 € endlich die "physische Pause für deine Apps" verschafft. Wie es funktioniert? Du richtest die "Box" ein, stellst sie irgendwo hin (der Pro-Tipp: In einen anderen Raum...) und dort gehst du dann hin, tippst die Box mit deinem Handy an und via NFC wird dein Handy dann ruhig gestellt.

Ruhig gestellt bedeutet: Alle Apps schalten sich ab und sind erst wieder bedienbar, wenn du erneut zur Box läufst und diese antippst....

Jetzt hab ich als Freak der störungsfreien Arbeit zuallererst gedacht: "Wow - cool!" und mir dann genauer überlegt, wie ich das eigentlich mache. Ich stelle einen EXTERNEN Timer (also keinen Handy-Timer) für die die Fokus-Zeit, die bei mir 40 Minuten beträgt. Dann mache ich mir bineurale Beats auf meine Noise-Cancelling-Kopfhörer, lege das Handy beiseite und kümmere mich um die Aufgabe. Dadurch, dass ich meine Kunden über Jahre hinweg dazu trainiert habe, mich nicht anzurufen, werde ich auch nur in seltenen - und wenn dann meist wichtigen - fällen unterbrochen. Normalerweise ist mein Handy lautlos, ohne Vibration und sonstiges Signal, mir zeigt es nichtmal verpasste Anrufe an, aber die Musik wird halt unterbrochen... daher merke ich, dass ich angerufen werde.

Durch die Musik und die Aufgabe kommt gar nicht der Gedanke auf, das Handy in die Hand zu nehmen und Zeit in Social Media zu verbringen, weil ich mein Gehirn ausreichend bespiele und Glückgefühle durch die Musik und die Bearbeitung der Aufgabe mitgebe, dass ich den Extra-Social-Media-Dopamin-Schub nicht brauche.

Sagen wir mal, du kannst das nicht so machen. Was würde passieren?

Du wirst nach dem Kauf des Geräts noch hochmotiviert ins andere Zimmer gehen, das Teil touchen und dein Handy faktisch deaktivieren. Aber genau dieser Schritt ist es, der dir auch langfristig die Motivation rauben wird, es durchzuziehen. Denn sind wir mal ehrlich: Du müsstest ja nur in einen anderen Raum (Fitness-Studio) gehen, um endlich deinen Traum-Body zu bekommen. Oder einfach weniger in einen anderen Raum gehen (Küche), um weniger Blödsinn in dich rein zu futtern - als plakativstes unserer Beispiele.

Und wenn du schon in einen anderen Raum gehst, um dein Handy zu "deaktivieren"...warum lässt du das Handy nicht auch einfach ohne diese Box im anderen Raum liegen? Oder sogar im Spind? Oder in der Tasche? Oder schaltest es einfach aus? 

Die physische Komponente wird als "Clou" dieser Box hervorgehoben... am Ende ist aber der physische Schritt genau der, welcher uns immer zum Scheitern bringt. Denn alles ist am Ende des Tages nur den nächsten Schritt entfernt.

Wir müssen unsere Gedanken austricksen, dass wir uns physisch so verhalten, wie wir uns das vorstellen. Nicht andersrum.

(By the Way: Einen NFC-Tag bekommst du auch schon für wenige Euro und kannst sie selbst programmieren... gar nicht so kompliziert, wie sich das Wort "Programmieren" anhört)

(PS: Was machst du, wenn du beim Verlassen des Hauses / Büros vergessen solltest, deinen Tag wieder zu Taggen? ...Dann kannst du daheim ja gar nicht mehr in die SocialMedias ;) )

Gestern hatten wir in unserer Gemeinde eine Tischmesse. Rund 1'500 bis 2'000 Besuchende haben zu vielen spannenden und interessanten Gesprächen geführt. Darunter einige "erschreckende" Geschichten, in Bezug auf die Handlungslosigkeit in den Unternehmen und Büros unserer Gesellschaft:

1: Ich weiß es, tue aber nichts

Der für mich schlimmste und unverständlichste Teil sind Menschen die nicht nur wissen, dass sie ein Problem haben. Sondern die auch noch wissen, was sie als nächstes ausprobieren könnten, um das Problem zu lösen. 

Obendrauf auch noch über die Handlungsfähigkeit verfügen, die Lösung tatsächlich so auch anzugehen und umzusetzen... Hier habe ich kein Verständnis dafür, wieso diese Menschen in der Situation verharren und sich nicht um weniger Stress im beruflichen Alltag kümmern.

2: Ich weiß es, kann aber nichts tun

Die meisten sind aber in der zweiten Situation. Sie wissen, dass sie ein Problem haben. Sie wüssten auch, welche Schritte sie ausprobieren würden / könnten / sollten, um das Problem zu lösen und zu verbessern - sogar oftmals mit Selbsterkenntnis und nicht mit "das Unternehmen muss alles anders machen"-Vorwürfen. ABER die Führungskraft lässt keinen Spielraum zu...oder stellt selbst sogar das Problem dar. Stichwort: "Bossing" und ähnliches.

3: Probleme? Ich doch nicht. Die anderen sind alles Flaschen...

Auch nicht selten, aber deutlich weniger vertreten sind die Personen, denen man nicht helfen kann weil sie keine Hilfe wollen. Da gibt es einmal den "Schuld sind die anderen" Typen, der natürlich selbst alles richtig macht abe rdie anderen...die denken halt keinen Zacken weiter. Und die "Stress gehört dazu"-Menschen, die der festen Überzeugung sind, dass aller Stress einfach immer dazugehört.

4: Die resignierten: Uns kannst du nicht mehr helfen

Auch schlimm für mich sind die Menschen, die keine Chance mehr sehen und die Hoffnung aufgegeben haben für das eigene Unternehmen, das eigene Team oder die eigene Arbeitsweise. Vor allem, wenn ich die Branche kenne und eines der Haupt-Probleme in Sekunden benennen kann und natürlich auch den Lösungsweg kenne... "Bei uns kannst du nichts mehr tun, weißt du?" - Nein Olaf, weiß ich nicht... (Olaf ist hier frei gewählt ;))

5: Zum Abschluss - der Abschluss

Und dann gibt es die letzte Gruppe. Diejenigen, die schon wissen, dass sie in diesem Unternehmen nicht weiter bleiben können und wollen, weil sich die Situation hier nicht verbessern wird und man selbst nicht bereit ist die Energie zu investieren, hier etwas zu verändern (wofür ich absolutes Verständnis habe!). Aber... sie bleiben trotzdem noch in der Situation stehen, bis sie etwas neues gefunden haben (wofür ich auch Verständnis habe).

Wofür ich kein Verständnis habe: "Ja ich schau' mich demnächst dann vermutlich mal um"....

Ein möglicher Lösungsweg: Unser Tagesseminar

Nein, ich bin nicht der Heilsbringer und habe die Lösung allen Stress-Übels auch nicht mit Löffeln gefuttert. Aber ich kenne Wege, wie man auch in Einzel-Situationen und ohne Zustimmung der Führungskraft für sich selbst eine Verbesserung schafft. Um dann beispielsweise den Raum zu haben, nach einem neuen Job zu suchen - oder aufzuzeigen, welche Kompetenz in einem selbst steckt und so das System zu verändern, in dem man sich gefangen fühlt.

Am 14. April, 02. Juli und 02. November findet es dieses Jahr wieder statt. Alle Infos dazu findest du auf dem Flyer (Link unten) und anmelden kannst du dich einfach per E-Mail ;)