Stress in der Steuerkanzlei
Ein stark getriebenes Berufsfeld
Vor kurzem durfte ich für den Steuerberaterverband Rheinland-Pfalz e.V. eine Keynote an der Jahresversammlung über Stress in der Steuerkanzlei halten. Hintergrund war vor allem meine "Studie" zur Branche, in der ich über 60 Kanzleien von Groß bis Klein befragt habe, wie es um ihren Stress-Faktor steht.
Hintergrund der Studie
2020 habe ich noch nicht so weit gedacht wie heute - deshalb war es ein einfacher Gedanke: Ich befrage eine bestimmte Berufsgruppe in Interviews, wie es um ihren Stress steht. Daraus generiere ich dann ein Standard-Konzept für die Branche und kann systematisch helfen.
Keine wissenschaftlichen Prinzipien, kein koordiniertes Auswertungsverfahren, kein Leitfaden. Einfach ein Gespräch.
Was 2020 dann mit der Branche der Immobilienverwaltung sehr gut funktioniert hat, machte ich so also 2022 mit der Steuerberatung. Einfach, weil es mich interessierte. Weil ich auch primär verstehen wollte, warum mein Steuerberater so gestresst ist und mir nicht zeitnah die Rückmeldungen geben kann, die ich brauche oder haben möchte.
So ging ich über mein Unternehmernetzwerk auf die Steuerkanzleien zu und fand über 60 freiwillige, von der 3-Personen-Kanzlei bis zum Kanzlei-Verbund mit über 600 Mitarbeitenden war letztlich alles dabei.
Kritischer Blick
Ich liebe es, in meiner Keynote mit dem Publikum zu interagieren! Das macht es erlebnisreich und individuell, sowohl für mich als auch für die Zuhörenden.
(Foto: Simon Engelbert)
Das Ergebnis der Studie
Bei meiner ersten Untersuchung in der Branche der Immobilienverwaltung zeigte sich ein recht klares Bild und ein klarer Weg, da nahezu alle Verwaltungen an einem ähnlichen oder gleichen Punkt in der Unternehmensentwicklung standen.
"Das müsste in der Steuerberatung doch ähnlich aussehen" war mein weit gefehlter Gedanke!
Es gibt in der Steuerkanzlei drei wesentliche Handlungsfelder, die den Alltag, die Arbeitsweise und das Ergebnis bestimmen:
1. Die Digitalisierung
2. Das Team
3. Die Mandanten
Und in diesen drei Handlungsfeldern unterschieden sich die betrachteten Kanzleien komplett. Viele hatten die drei Felder auf dem Schirm, die meisten waren in einem davon sogar sehr gut aufgestellt - aber nur diejenigen, die von "keinen Problemen" mit Stress, Fluktuation und Qualität berichten konnten, waren in allen 3 Feldern auf einem guten Level.
Deshalb zeigte sich kein klarer, einheitlicher Fahrplan für die Branche im Generellen, sondern 3 Handlungs-Bausteine mit je einem eigenen Fahrplan.
Die Digitalisierung: Der logische erste Baustein
(KURZVERSION!)
Ein Grundsatz vorab: Bilden Sie analoge Arbeit niemals einfach nur digital ab – dann arbeiten Sie lediglich digital, nicht digitalisiert. Die Kernfrage lautet immer: Wo lassen sich Prozesse verbessern, optimieren und automatisieren?
1. Digitale Grundlagen – Ist Digitalisierung mit aktueller Soft- und Hardware überhaupt möglich? Und kommen die Mandantenunterlagen noch überwiegend in Papierform, ist die Kanzlei-Digitalisierung nicht zwingend der nächste sinnvolle Schritt.
2. Kern-Prozesse – Ist das „täglich Brot" der Kanzlei sinnvoll digital abgebildet, dokumentiert, optimiert und geschult? Hier gehören die meiste Zeit und der meiste Hirnschmalz hinein – es ist die Grundlage für alles Weitere.
3. „Neben"-Prozesse – Bevor es an die Mandanten-Themen geht, lohnt der Blick auf interne Abläufe: Urlaubsanträge, Fahrzeugflotte, Büro-Organisation. Was läuft bereits digital – und vor allem: optimiert?
4. Rest-Prozesse – Zuletzt die Feinheiten und Sonderfälle. Doch stellen Sie sich vorher die entscheidende Frage: Braucht es das überhaupt? Steht der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen?
Kanzleiorganisateion - der eigentliche Kern
Während die Digitalisierung meist der „Liebling" der Verbesserung ist, liegt der wahre Kern einer zukunftsfähigen Kanzlei im Team. Ich gehe sogar so weit zu behaupten: Ein Spitzen-Team mit wenig Digitalisierung stampft jede vollständig digitale Kanzlei in den Boden!
Doch Kanzleiorganisation ist keine „Machen und Haken dran"-Aufgabe, sondern eine Never-Ending Story. Werte und Prinzipien müssen nicht nur aufgestellt, sondern täglich gelebt werden – und das bedeutet für die Kanzleileitung meist mehr Arbeit. Das Kern-Problem: Die meisten Kanzleiinhaber sind über ihre fachlich gute Arbeit zum Inhaber geworden – doch fachliche Exzellenz bringt noch keine Qualifikation zur Führung eines Teams und Unternehmens mit sich. Genau hier fehlt es häufig an Aus- und Weiterbildung.
Deshalb haben wir für diesen Baustein einen Schritt-für-Schritt-Plan ausgearbeitet, den Sie gemeinsam mit dem Team gehen können – bei Bedarf begleitet von uns oder einem anderen Beratungs-Team.
Den meisten Kanzleien ist bewusst: Den eigentlichen Wert des Unternehmens stellt das Team dar, nicht der Kundenstamm. Formen Sie also ein unschlagbares Team – und gehen Sie diesen Weg auf keinen Fall allein. Nehmen Sie die Mitarbeitenden von Anfang an mit auf die Reise, denn Entscheidungen im stillen Kämmerlein sind nicht mehr das, worauf sich Teams heute einlassen wollen.
Und holen Sie nach, was die Bundessteuerberaterkammer bereits 2012 in ihrem Bericht „Steuerberatung 2020" empfahl: Definieren Sie eine klare Ausrichtung Ihrer Kanzlei!
Die Mandanten: der „wirrste" der drei Kernthemen.
Hier gibt es viele Wenn und Aber. Entscheidend ist: Sie als Steuerberatung müssen die unternehmerische und persönliche Führung übernehmen – Sie geben vor, was zu tun ist und vor allem wann. Denn einer der größten Stressoren ist die Zusammenarbeit mit den Mandanten: Kommen die Unterlagen zu spät oder in schlechter Qualität, haben die meisten Kanzleien dennoch den Anspruch, es rechtzeitig hinzubekommen. Das erzeugt Druck und belastet Team und Führung. Was Sie dagegen brauchen, ist der Expertenstatus gegenüber Ihren Mandanten.
Wenn der Kunde König ist, sind Sie nicht der Experte!
Dieser vielleicht harte Satz hat sich in unseren Analysen als zutreffend erwiesen. Viele Kanzleien sind zu zaghaft und lassen sich von Mandanten diktieren, wie die Arbeit zu laufen hat. Doch sehen Sie es einmal anders: Als Steuerkanzlei haben Sie oft einen detaillierteren Blick auf das, was ein Unternehmen am Leben hält, als die Geschäftsführung selbst – die Finanzen.
Das beste Produkt nützt nichts, wenn am Monatsende die Gehälter nicht bezahlt werden können. Während sich die Geschäftsführung um Team, Marketing und Produkt kümmert, liegen die Finanzen bei Ihnen. Nutzen Sie Ihr Wissen und Ihren Blick über den Tellerrand, um zu einer Art „CFO" für Ihre Mandanten zu werden.
„Ja, was soll ich denn sonst noch alles machen?" – Natürlich scheint dafür keine Zeit. Doch treten Sie einen Schritt zurück: Wenn Sie zeigen, dass Sie ein strategischer Partner sind und nicht nur ein Dienstleister, der „Malen nach Zahlen" macht, gewinnen Sie Vertrauen und Gehör. So können Sie die Strukturen und Prozesse Ihrer Mandanten in Buchhaltung und Finanzen anpassen – und damit am Ende die Arbeit auf Ihrer Seite wieder vereinfachen.