Ein funktionierendes Aufgabenmanagement ist entscheidend
Ich bin froh, dass immer mehr Unternehmen merken: Wir müssten mal auf unser Aufgabenmanagement schauen!
Denn in den letzten Monaten kamen vermehrt Anfragen zu Workshops und Seminaren zu diesem Thema, das in unserer Arbeit schon längst als "wichtigste Grundlage" neben einem richtigen Pausenmanagement dargestellt wird.
Und das hat mehrere Gründe, auf die wir hier gerne eingehen:
Qualität der Arbeit und der Kommunikation
Wenn alles sauber erfasst, terminiert und zugeteilt ist, können die Mitarbeitenden nicht nur zur richtigen Zeit die Arbeiten durchführen, sondern auch klar gegenüber KundInnen und Projektpartnern kommunizieren. Das sorgt dafür, dass eure Leistung als verlässlich wahrgenommen wird und man eure Arbeit zu schätzen weiß.
Praxisbeispiel: Ich habe im Ingenieur-Büro mit einem Kunden gesprochen und ihm gesagt, wenn ich die Planunterlagen bis zum 18.XX bekomme, hast du am 20.XX meine Rückmeldung und die vollständigen Unterlagen die du benötigst. Er hat gelacht - weil in unserer Branche niemand so schnell ist.
Da ich durch ein funktionierendes System aber klar abschätzen kann, wann ich welche Kapazität habe, konnte ich mein Versprechen natürlich halten und den Kunden nachhaltig beeindrucken.
Psychologische Sicherheit
Ein funktionierendes Aufgabenmanagement bietet vor allem deinem Team und dir mit das wichtigste, was wir brauchen, um nicht auszubrennen: Psychologische Sicherheit!
Denn mit einem funktionierenden Aufgabenemanagement weiß jeder, was bis wann von wem und wieso zu tun ist. Und zwar auf einen Blick - kein springen zwischen Mails, unterschiedlichen Listen, Teams-Chats und Zetteln auf dem Schreibtisch, sondern eine klare und funktionierende Struktur: An einem Ort! Auf einen Blick! Mit System und Prinzip!
Nur dadurch erlangen wir wieder die Macht darüber, was wir tun und wann wir es tun. Ansonsten agieren wir fremdgesteuert und springen von den größten Brennpunkten zu den anderen. Mit einem funktionierenden Aufgabenmanagement umgehst du diesen Trigger-Punkt, der nachweislich wesentlich zu den psychischen Erkrankungen beiträgt.
Praxisbeispiel: Als ich den Beitrag hier schreibe, habe ich gerade eine Woche krankheitsbedingten Ausfall hinter mir. In der Selbständigkeit nicht gerade angenehm - aber: Mit einem kurzen Blick am Morgen auf meine heute anstehenden Aufgaben konnte ich entscheiden: Was wird einfach geschoben? Wo muss ich den Kunden informieren? Wo muss ich einen Projektpartner bitten, für mich etwas zu erledigen?
Ist das Team größer, muss die erkrankte Person sich nicht darum kümmern sondern die KollegInnen haben einen einfachen Blick auf die anstehenden Aufgaben, können sie eigenständig verteilen und erledigen und du kommst nach einem Ausfall ungestresst wieder zurück ins Unternehmen, weil alles weiter lief und du dich auf die Genesung konzentrieren konntest.
Entscheidungsfähigkeit und qualifizierte Rückmeldung
Etwas unmessbares: Die Arbeitsauslastung in der "Wissensarbeit". Oftmals komme ich in gestresste und überforderte Unternehmen - sie kommen einfach nicht mit der Arbeit nach. Während man mit unseren Prinzipien und Methodiken schon einiges rausholen kann (20 - 50% Leistungssteigerung) gibt es einfach auch den Punkt "Zu viel ist zu viel".
Doch gerade in verwaltenden und koordinierenden Berufen lässt sich das nur schwer messen.
"Kannst du das bis Freitag erledigen?" was die freundlichere Alternative zu "Ich brauche die Unterlagen bis Freitag" darstellt, kann ohne funktionierendes Aufgabenmanagement gar nicht qualifiziert beantwortet werden.
"Ja" ist da die häufige Antwort - vor allem, da ein "Nein" ja auch begründet werden müsste.. Aber wie begründen, wenn gar nicht klar ist, was ansteht?
Mit einem funktionierenden Aufgabenmanagement sieht es in der Praxis dann so aus:
- Kannst du das bis Freitag erledigen?
- Kann ich, wenn
...Paul mir hilft, die Präsentation für XY fertigzustellen
...wenn ich die Aufgabe XY nochmal um eine Woche schieben kann
...wenn ich eine Stunde länger bleibe und dafür am Montag etwas später zur Arbeit komme
So sind konkrete Rückmeldungen möglich, weil durch einen einfachen Blick ins System klar wird, wie der Rest der Woche aussieht und was nächste Woche ansteht. So kann die Entscheidung über die Priorität an die Führungskraft zurückgespielt werden und die Mitarbeitenden müssen sich nicht unter ständige Belastung und Überlastung wiederfinden.
Für heute blassen wir es bei den 3 wesentlichen Faktoren, weshalb ein funktionierendes Aufgabenmanagement unerlässlich ist.
PS: Genau zu diesem Themenkomplex veranstalten wir immer wieder Workshops, Vorträge und Seminare - melde dich gerne, wenn du den Bedarf für dich und dein Unternehmen erkannt hast.