Sitzungen... ein sich selbst erfüllender Kreislauf
Ich hasse Meetings, erst recht, wenn es "Jour-Fix" sind. Denn diese finden in vielen Fällen nur statt, weil sie im Kalender stehen. Gedanken der Notwendigkeit dazu? Nicht erforderlich - sind ja eh alle da.
Die wenigsten Jour-Fix werden aktiv vorbereitet, man geht einfach das Protokoll des letzten Jour-Fix durch und überlegt sich, ob etwas neues dazu gekommen ist... Erst kürzlich hatte ich wieder an einer Sitzung (im Brandschutz) teilgenommen, bei der es hieß "Ja du solltest auch unbedingt mal wieder an eine Sitzung kommen. Das haben jetzt schon ein paar gesagt." Und dann war ich an der Sitzung (live vor Ort in Farbe und zum anfassen) und... Nichts relevantes.
Keine einzige Fragestellung, kein einziger Punkt war wirklich von Bedeutung und erst recht hat keiner dieser Punkte meine Anwesenheit benötigt. Aber wenigstens kann ich in ein paar Monaten dann begründen, warum meine Stunden für das Projekt schon aufgebraucht sind und ich einen Nachtrag stelle.
Der Kreislauf der Notwendigkeit
Jetzt kommt daraus ein Folge-Problem: Menschen sind so häufig an belanglosen Sitzungen, deren Mehrwert definitiv nicht im Verhältnis zur eingesetzten Zeit steht, dass sie nicht dazu kommen, wichtige andere Rückmeldungen zu machen. Ich habe häufig Freigabe-Prozesse in Unternehmen, weil ich als externe Fachkraft (sei es im Brandschutz oder als Berater) nur bis zu einem bestimmten Punkt finale Entscheidungen treffen kann. Ich stelle es sauber zusammen, sodass alle Informationen vorliegen und es von den jeweiligen Abteilungen nur gelesen und abgenickt oder natürlich kommentiert werden müsste. Vor lauter Sitzungen kommt aber niemand dazu, weil zwischendurch auch das Tagesgeschäft noch ansteht, sodass irgendwann der Zeitpunkt kommt, an dem ich für die Abstimmung eine Sitzung organisieren muss.
Herausforderung 1: Terminfindung
Herausforderung 2: Zielerreichung des Meetings
Problem daraus: Zeitverlust ohne Ende...
Die Zielerreichung des Meetings
Das Ziel des Meetings ist einfach: Klären des Sachverhalts bzw. Abstimmung des Konzepts. Aber die Herausforderung dahinter eine andere. Eigentlich ist alles beschrieben - da sich die wenigsten aber aktiv auf eine Sitzung vorbereiten, beginnt es erstmal damit, das Thema überhaupt zu erörtern. Hat sich jemand vorbereitet, verliert diese Person jetzt also Zeit, weil wiederholt wird, was schon geschrieben steht. Dann wird im besten Fall das Thema diskutiert und vielleicht sogar eine Entscheidung gefunden. VIelleicht deshalb, weil "das muss ich mir erst nochmal überlegen" eine nicht ganz seltene Aussage von den entscheidenden Personen ist.
Daraus lernen wir: Vorbereitung und Abstimmung bringt mich nicht weiter. Also mache ich es wie alle anderen. Lieber sofort ein Meeting, als aufwändig das Zeug zusammen zu stellen und zu versenden.
Was du wirklich tun kannst: Aussortieren!
Als leidendes Individuum:
Schau dir deine Meetings an und sortiere rigoros aus. Zu welchem Meeting liegt keine Agenda vor? Wo weißt du gar nicht, weshalb du überhaupt gebraucht wirst? Wo kannst du taktisch vorgehen und "aufgrund anderer Termine" entweder später kommen oder früher gehen? Du musst leider egoistisch werden, um voran zu kommen und Zeit zu finden, die wirkliche Arbeit zu erledigen.
Als Führungskraft im Unternehmen:
Hinterfragt mal offen, ehrlich und hart: Welche Meetings braucht es wirklich? Findet einen Konsens, der Sinn und Effizienz fördert. Und stellt euch einfach auch mal die Frage: Was, wenn wir nur jedes zweite Meeting abhalten?