MS-Office: Effizienzkiller Nr. 1
Die 4 Standard-Tools von Office sind trotz einer Vielzahl von Alternativen noch immer nicht wegzudenken aus den Büros. Outlook für Mails, Word für Texte und Briefe, PowerPoint und Excel für alles andere. In den einzelnen Themengebieten sind die Programme auch recht gut - zumindest, wenn man nicht für alles ein einzelnes Tool nutzen möchte, das wiederum besser in der Handhabung ist.
Kommen wir zu meiner Lieblings-Statistik, die in der Ironie fast nicht zu überbieten ist:
Der Microsoft Work Trend Index 2025.
Diese Studie zeigt, dass Mitarbeitende im Büro über 275 mal pro Tag (!) bei der Arbeit unterbrochen werden. Das ist gemessen auf einem normalen Arbeitstag alle 2 Minuten. Was uns das kostet, fand eine andere Studie von Vera Starker und Kolleg:innen 2022 bereits heraus: 114 Mrd. € pro Jahr. Die Kosten dürften inzwischen höher sein, da die Unterbrechungen seit der Studie 2022 zugenommen haben (Starker et. al (2022): Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen). Weshalb das an Ironie fast nicht zu überbieten ist kommen über eines der MS-Office Tools und werden standardmäßig mit dem lautesten PLING und einem aufploppenden Fenster sowie einem roten Punkt oder einer roten Zahl signalisiert. Da wir zu viele Mails schreiben, dachte sich MS irgendwann, dass man das mit einem Chat-Programm (Teams) vereinfachen könnte... und schon wird aus einer Mail ein unendliches Hin und Her von Nachrichten.
Das Aufgabenmanagement von Office wäre die Lösung, wenn da nicht...
Eigentlich treffen in der Gesamt-Umgebung von Office alle notwendigen Dinge zusammen und für die meisten Berufe wäre die bessere Vernetzung und Gestaltung der Arbeitsumgebung innerhalb der Office-Welt zielführender, als "das beste Präsentations-Programm" zu haben. Natürlich gibt es Ausnahmen. Nur bietet die Office365-Welt jetzt einen sehr entscheidenden Nachteil: Zwei Aufgabenmanagement-Systeme, die schlechter nicht sein könnten.
Mit "To-Do" hat Office ein Überbleibsel vergangener Jahre, dass es irgendwie noch mitschleift und nicht los wird, aber sich auch nicht traut, daraus etwas wirkungsvolles zu machen. Mit dem Planner haben sie ein kollaboratives Monstrum geschaffen, das aber auch wieder dem Individuum kaum zielflührende Arbeit ermöglicht.
Das Wichtigste für leistungsfähige Arbeit: Wissen, was wann und wieso wichtig ist
Richtige Effizienz entsteht, wenn du ganz genau weißt, welche Aufgaben an welchem Tag in welcher Abhängigkeit und mit welcher Historie zu erledigen sind. Und da wäre Office mit all seinen Schnittstellen eigentlich perfekt! Denn sobald du ein externes Tool nutzt, fehlt häufig die Verknüpfung zur Mail, zum Mail-Anhang, zur Ablage, zum Teams-Chat... (Zumindest, wenn du dich nicht mit Schnittstellen und DSGVO-Konformität tagelang beschäftigen möchtest).
Also schaffen wir zwar eine Liste, müssen zur Erledigung der Aufgaben wieder auf die Suche in die Mails gehen - die mit > 50 Stk. pro Tag nicht nur eine sehr schöne Ablenkung darstellen, sondern auch kognitiv mehr Leistung abverlangen.
Lösung 1: Office To-Do statt Posteingang
Office To-Do bietet den Charme, dass du Mails terminieren kannst. Je nach Anwendung und Update-Status kannst du die Mail mit einer Flagge markieren und die Flagge terminieren (Nicht erneut Erinnern - dann ist die Mail weg und kommt am gewünschten Tag nochmal als neue Mail rein). Dann kannst du die Mail archivieren oder verschieben und behältst deinen Posteingang sauber. In To-Do zeigt es dir dann DEINE Aufgaben nach geplantem Erledigungs-Datum an und bietet auch eine Verlinkung zur Mail, auch wenn diese bereits archiviert oder abgelegt ist.
-> Genial! Mit mehreren Haken...
- Du kannst nur deine Mails zu deinen To-Do's machen und nicht kollaborativ arbeiten
- du kannst die Mail nur terminieren, nicht schon weitere Informationen, anderen Titel oder ähnliches eingeben (Dazu musst du dann in To-Do, die Aufgabe suchen und bearbeiten)
- Aufgaben aus dem Teams-Chat sind nur über einen Umweg in deiner Liste
- Urlaubs- bzw. Krankheitsvertretung: Gleich wie beim Posteingang, sind deine Listen Tabu für andere. Bist du krank, kann niemand prüfen, ob etwas dringendes heute ansteht und übernommen werden muss
- Der Planner synchronisiert in To-Do, aber nicht umgekehrt! Die Teams-Nachricht landet also über den Planner automatisch auch in To-Do. Andersrum landen aber deine zu bearbeitenden Mails leider nicht im Planner.. Bekommst du also ein Mail vom Kunden, musst du die Aufgabe manuell erfassen.
- Ganzheitliches Denken notwendig: Der Planner ist mit seiner Wucht eigentlich nicht nur für das eigene Team oder die eigene Arbeit gedacht, sondern zeigt die volle Wirkung erst, wenn das gesamte Unternehmen darauf arbeitet. Das erfordert einen hohen inizialen Aufwand und eine saubere Struktur, die mit entsprechendem Aufwand verbunden ist und gleichzeitig das Kunden-Mail-Problem (siehe vorheriger Punkt) nicht sauber löst.
- Ein kleiner Nachteil: To-Do ist in Outlook integriert - bist du also in To-Do, hast du dein Mail-Fach nicht geöffnet ;) Du schaltest also automatisch deine Ablenkung des Posteingangs aus. Der Planner ist eine separate App und lässt daher den Posteingang offen. Aber "schlaue Leute" haben sowieso immer alles offen.
Gibt es eine Lösung?
Natürlich gibt es viele Lösungen, wie damit umgegangen werden kann. Von anderen Tools über PowerAutomat-Schnittstellen die einen Workaround bauen (und neue Herausforderungen mit sich bringen) gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, möglichst sinnvoll mit der Kommunikations-Flut an Mails und Chat-Nachrichten umzugehen.
Bei der Lösung gibt es nicht "das perfekte Tool für alle" - es kommt auf die individuelle Situation, die Schnittstellen, die Kommunikation und vieles mehr drauf an. Dabei ist Schade: Würde das Entwickler-Team von Office das Aufgabenmanagement mal sauber auf die Arbeit in "normalen" Unternehmen runterbrechen und durchdenken, wäre es das nahezu unschlagbare Tool...
Werbe-Block:
Viele Unternehmen verlieren vor allem Leistungsfähigkeit durch ein fehlendes Aufgabenmanagementsystem. Wenn du wissen möchtest, wo du hier stehst und was du individuell, für dein Team oder das gesamte Unternehmen tun kannst, lass uns gerne sprechen und schreibe uns ein Mail.