Vorausschauende Arbeit ermöglichen
Wenn das hier erscheint, bin ich bereits im Urlaub. Ich schreibe ihn eine Woche vor Beginn unserer kurzen Auszeit, was längst keine Seltenheit und außergewöhnliche Meldung mehr ist. Das kannst du mit nahezu jedem Programm, von Outlook ober Linked-In über Blog-Post bei deiner Homepage gewährleisten.
Aber was drum herum passiert, ist sehr viel bemerkenswerter - vorausschauendes Arbeiten! Im Verlauf der letzten Wochen haben meine Kontakte, mit denen ich gerade "aktiv" in Projekten oder im Aufgleisen von Projekten bin Nachrichten von mir erhalten, die sinngemäß so lauten: "Damit während meiner Abwesenheit nichts anbrennt, was muss davor denn noch erledigt oder bereinigt werden?"
Was - Wieso - Warum - und vor allem WIE das möglich ist, darum geht es im heutigen Beitrag.
Stell dir vor, du bekommst folgendes Mail:
Guten Morgen $[FNAME|Customer|Guest]$,
ich wollte mich noch kurz bei dir erkundigen, wie weit ihr mit eurer Entscheidung zur Systemumstellung zwischenzeitlich seid. Ich bin Donnerstag nächste Woche im Urlaub und könnte jetzt noch alles vorbereiten, falls ihr etwas benötigt.
Nur, damit es nicht zu weiteren Verzögerungen kommt - ansonsten kümmere ich mich gerne ab dem 27.10. um die Bearbeitung.
Was würdest du dir dabei denken? Anders gefragt, wie wäre die Alternative?
Du hast dich wochenlang darum gekümmert, das Projekt voranzubringen, eine Entscheidung herbei zu fühern und jetzt kann es endlich losgehen. Du schickst die Info an den Lieferanten / Berater / Dienstleister / ... und bekommst eine Abwesenheitsmeldung, dass jetzt 2 Wochen erstmal nichts geht. Klasse - weil nach den zwei Wochen bist du noch für 2 Wochen im Urlaub...
Durch die vorherige Information und Mail zeigst du nicht nur, dass du mit deinem Gegenüber ein GEMEINSAMES ZIEL verfolgst und eine wirkliche Unterstützung bist, du entlastest auch 3 Stellen gleichzeitig.
- Dein Gegenüber hat weniger Stress, weil die Entscheidung jetzt bewusst nochmal 2-3 Kreise drehen kann (nicht immer sinnvoll ;) ) oder er einfach auch direkt kommunizieren kann, bis wann es hier weiter gehen wird
- Deine KollegInnen haben weniger Stress, weil sie sich nicht während deiner Abwesenheit irgendwo einarbeiten müssen und versuchen, hier den Feuerlöscher zu spielen.
- Du hast nach deinem Urlaub weniger Stress, weil nicht alles im Posteingang schon hätte gestern erledigt werden müssen.
Tipp: Nutze nicht "einfach so" ein System. Es muss sich in deinen Arbeitsalltag problemlos und leicht einfügen. Das kann über ein Office-Tool (Planner / To-Do) am leichtesten gehen, über externe Tools (ClickUp / Monday / Trello / Notion ...) oder je nach Branche über Branchen-Tools (Datev / BAP / Wincasa / ...).
Die Verwaltung der Aufgaben darf nicht komplizierter sein, als die Erledigung!